Collaboration overload: quando la squadra diventa un ostacolo

Cos’è il sovraccarico da collaborazione?

Hai mai avuto la sensazione di essere sommerso da riunioni, email, messaggi di chat e task che richiedono la cooperazione fra colleghi?

La collaborazione è sicuramente fondamentale nell’ambiente lavorativo moderno, ma quando diventa eccessiva può diventare un problema noto come “sovraccarico da collaborazione”.

Secondo i dati raccolti negli ultimi due decenni, il tempo trascorso dai manager e dagli impiegati in attività collaborative è aumentato del 50% rispetto al passato, e la metà dei dipendenti è coinvolta in lavori di gruppo per almeno il 20% del proprio tempo lavorativo.

Cosa si nasconde dietro a questo fenomeno e come possiamo evitarlo?

Immagina di iniziare la tua giornata con una lista di riunioni in calendario, seguita da una marea di email e messaggi da gestire, mentre il tuo collega di scrivania inizia a farti domande a raffica più veloci di un quiz a premi! Anche se tutto ciò è finalizzato alla collaborazione e alla condivisione di informazioni e idee, può facilmente trasformarsi in un sovraccarico che compromette la tua produttività e il tuo benessere.

Il collaboration overload si verifica quando siamo sommersi da un eccesso di richieste, interazioni e partecipazioni a riunioni, lasciandoci poco spazio per il lavoro individuale. Ci sono diversi motivi per cui il collaboration overload può influenzare le nostre vite lavorative:

• la cultura organizzativa dell’azienda in cui lavoriamo può promuovere in modo eccessivo la collaborazione, ma non è necessario programmare un incontro o una discussione ogni volta che bisogna prendere una decisione;
• gli strumenti di comunicazione digitale e le molteplici piattaforme di messaggistica e condivisione di contenuti rendendo difficile mantenere il focus sul lavoro principale (è normale che qualche volta scappi l’occhio!);
• potrebbero non essere stati definiti con chiarezza i propri ruoli, infatti capita che ci si trovi a lavorare in troppi su un compito che in realtà necessità di poche persone che sanno esattamente cosa fare.

Un’eccessiva collaborazione può essere davvero fastidiosa, e può influire negativamente sulla nostra salute e benessere, sia fisico che mentale. Quando siamo costantemente coinvolti in riunioni, bombardati da un sacco di messaggi o dobbiamo essere sempre reperibili per i nostri colleghi, ci troviamo ad affrontare una costante sensazione di urgenza e pressione, che porta a livelli elevati di stress e stanchezza. Questo stress continuo può alla lunga causare problemi sia fisici che mentali.

Un’altra difficoltà causata dall’eccesso di interazioni collaborative è la riduzione della produttività. All’interno delle aziende è un’idea affermata che il lavoro in team sia il modo più efficacie per raggiungere in modo veloce i risultati desiderati, ma ognuno, oltre a dover svolgere i compiti in concerto con i collaboratori, ha la responsabilità della buona riuscita delle proprie mansioni e obblighi. Questo costante protendersi verso gli altri, il fatto di controllare assiduamente la casella di posta o la chat con il cliente, sobbarcandosi una quantità eccessiva di incarichi, porta a costanti perdite di concentrazione verso le attività principali e, dunque, ad una riduzione della produttività, conseguenza sfavorevole anche per l’azienda.

Infine, è stato dimostrato che lavorare costantemente in gruppo, limitando la capacità di concentrarsi, può ridurre il tempo dedicato alla riflessione e alla generazione di nuove idee. Senza tempo sufficiente per il lavoro individuale e la riflessione autonoma, i lavoratori possono sperimentare una diminuzione della creatività e della capacità di risolvere problemi in modo innovativo.

Cosa bisogna fare, quindi, per evitare di cadere nella trappola del collaboration overload?

Vediamo alcuni suggerimenti pratici:

• Imposta limiti chiari: stabilisci limiti ragionevoli sul numero di riunioni e di tempo da dedicare alle interazioni collaborative. Ricordati che è meglio una cosa fatta bene che tante cose fatte male;
• Dai priorità al lavoro individuale: non sempre è possibile a causa delle urgenze dell’azienda, ma assicurati di avere del tempo da dedicare al lavoro individuale e alla riflessione senza interruzioni:
• Utilizza gli strumenti in modo efficace: seleziona gli strumenti digitali di comunicazione essenziali, ossia quelli più adatti al tipo di lavoro che svolgi, ed evita di consultarli assiduamente. Piuttosto, stabilisci dei momenti precisi per l’accesso;
• Promuovi una cultura che rispetti il tempo: fai comprendere ai tuoi colleghi che è importante rispettare il tempo altrui, evitando richieste eccessive e rassicurandoli sul fatto che appena potrai sarai disponibile ad ascoltarli e aiutarli.

La collaborazione è preziosa, ma deve essere gestita con cura per essere veramente efficace. Riconoscere e affrontare il rischio di collaboration overload è fondamentale per mantenere alti livelli di produttività e benessere sul posto di lavoro. Trova il giusto equilibrio tra lavoro di squadra e lavoro individuale per ottenere i migliori risultati possibili.